Корпоративная карта: кому и зачем она нужна

Оформление

Для того чтобы получить платежный продукт, нужно выполнить ряд действий:

• открыть специальный счет;
• для активации сделать пополнение;
• подписать документы на выпуск карточки.

Чтобы корпоративная карта Сбербанка для юридических лиц (или ИП) была выпущена, заявку можно отправить через банковский портал, скачав и заполнив образец бланка. В анкете нужно указать личные данные, выбрать тип карточного продукта: Visa (Виза) или MasterCard Business (Мастеркард Бизнес).

Заявление заверяется электронной цифровой подписью юридического лица (ООО или другой формы собственности), ИП и отправляется в финансово-кредитную организацию. Статус выполнения заявки можно отслеживать в личном кабинете в разделе «Заявления».

Аналогично выполняется процедура замены, изменения статуса карточки, сведений о владельце.

Узнавать о готовности, сроке изготовления пластика можно непосредственно в офисе обслуживания либо по телефону горячей линии 8(800) 555 55 50. Готовую карту клиент лично забирает в отделении банка.

Перед командировкой в другую страну или город нужно убедиться, что карта активна.

Преимущества корпоративных банковских карт

Корпоративная банковская карта юр. лицу существенно упрощает управление финансовыми потоками. Это удобный платежный инструмент. Его можно использовать для расчета как на территории страны, так и в иностранных государствах, что удобно для тех, чьи сотрудники регулярно отправляются в загранкомандировки: обмен валюты произойдет автоматически путем конвертации при расчете.

К одному счету юрлица можно эмитировать несколько карточек. Срок их действия – 3 года. При необходимости владелец счета уведомляет банк о прекращении использования того или иного карточного бланка, а также о том что нужен внеплановый перевыпуск.

Благодаря данному инструменту процесс получения наличности становится проще:

• данная операция по карте обойдется дешевле и пройдет быстрее, нежели при обращении в кассу;
• не нужно лично посещать банк;
• нет зависимости от времени работы банковского офиса и доступности собственного сотрудника, ответственного за работу с наличностью, – деньги в устройствах самообслуживания выдают в любое время суток;
• во время поездок, например, во время командировок, безопаснее хранить деньги на счете.

Прочими достоинствами указанного инструмента являются:

• опция по установлению лимита расходов на каждый карточный бланк;
• доступ к СМС-информированию обо всех совершенных операциях в режиме реального времени;
• возможность расчета в интернете, например, при покупке музыки, фотографий, текстов;
• разрешение вопроса о внесении предоплаты при розничных покупках;
• обеспечение прозрачности расходов уполномоченных сотрудников;
• ускорение обеспечения производственного процесса;
• широкие возможности по пополнению счета, в том числе с обращением к интернет-банкингу;
• снижение трудозатрат бухгалтеров и кассиров – им не нужно ни получать наличность, ни выдавать ее;
• в зависимости от программы лояльности эмитента – наличие некоторых льгот (скидок, бонусов и так далее).

Уведомлять отделения ИФНС и внебюджетных фондов о том, что хозяйствующий субъект пользуется бизнес-картами, открыл карт-счета (Федеральный закон от 02.04.2014 г. №52-ФЗ), не нужно.

Как пользоваться корпоративной картой для юридических лиц

Основополагающие правила пользования бизнес-карточками определяются руководством компании. Обычно для этого разрабатывается специальный документ: порядок или приказ. В нем прописывают:

• перечень допустимых операций;
• месячный лимит по каждому пользователю согласно должностным обязанностям;
• срок, в течение которого персонал уполномочен работать с карточкой;
• порядок и срок отчета по произведенному расходу;
• перечень документации, принимаемой в качестве отчета за траты по карт-счету;
• необходимость оформления расписки об обязанности сохранения тайны доступа к счету;
• ответственность за нарушение положений данного документа.

При утрате карты, при нарушении условий конфиденциальности ее использования пользователь обязан уведомить о данных фактах банк. Ущерб, явившийся следствием указанных событий, компенсирует сотрудник, отвечающий за карточку.

Нормативно-правовая база пользования бизнес-картами:

• Положение ЦБ РФ 24.12.2004 №266-П;
• ст. 847 п. 1 ГК РФ;
• ст. 8 и ст. 22 ТК РФ;
• ст. 9 Федерального закона РФ от 06.12.2011 г. №402-ФЗ;
• Информация Минфина России №ПЗ-10/2012;
• ПБУ 1/2008;
• ФЗ РФ от 02.04.2014 г. №52-ФЗ.

Порядок использования

В общем виде схема использования данного инструмента на предприятии реализуется в следующем порядке:

1. руководством (правлением) издается приказ (положение или тому подобное), утверждающий список должностных лиц, уполномоченных работать с карточкой;
2. указанные сотрудники подают на имя руководителя заявление на выдачу карты. Всех пользователей инструмента ознакамливают с приказом под роспись;
3. бухгалтер оформляет и впоследствии ведет журнал приема и выдачи корпоративных карт. В документе прописывают лимиты денежных средств и допустимые сферы их использования. Если предполагается, что карточный бланк будет именным и гражданин получит его в банке, то такой журнал не нужен. Тогда бухгалтер выписывает доверенность. Обычно ее шаблон предоставляется эмитентом;
4. ежемесячно банк предоставляет владельцу счета, к которому привязаны карточки, отчет по движению средств;
5. пользователи отчитываются перед работодателем о произведенных расходах, то есть предоставляют кассовые или товарные чеки, накладные и прочие документы, удостоверяющие факт целевого расходования средств, вне зависимости от способа расчета – со счета или наличными.

Если пользователь не отчитался перед бухгалтерией за, потраченные с карточного счета, деньги, эта сумма удерживается с его заработка.

Что можно оплачивать корпоративной картой

Чаще всего со счетов корпоративных карточек оплачивают:

Использовать бизнес-карты в личных целях нельзя: деньги, хоть ими распоряжается работник, принадлежат предприятию. Исключение – индивидуальные предприниматели.

Для хозяйствующих субъектов существует ограничение на расчет наличностью, в том числе со счетов бизнес-карт, в размере 100 000 рублей за 1 операцию.

Преимущества Бизнес-карты

Корпоративная карта Сбербанка для юридических лиц делает прозрачными все финансовые операции, которые выполняет сотрудник. В то же время, для работников фирм, она позволяет в короткий срок получить денежные средства, минуя долгие процедуры документального оформления и согласований.

Преимущества продукта:

1. оперативность получения и доступность средств для сотрудников, что особенно полезно при командировках в другие регионы или государства;
2. контроль за расходованием средств работниками;
3. широкие возможности использования средств;
4. оперативное управление и установка ограничений по суммам;
5. сохранность и безопасность средств, быстрая блокировка при потере либо краже;
6. высокая степень защиты;
7. дополнительные скидки и пониженные комиссии;
8. возможности кредитования и страховой защиты.

Применение корпоративных банковских карт

Отличие корпоративной банковской карты от обычной состоит в том, что она привязана к счету юридического лица — расчетному или отдельному карточному. По сути дела, везде, где требуется выдать деньги сотруднику под отчет, компания может просто воспользоваться корпоративной картой, которая может быть как дебетовой, так и кредитной, именной или на предъявителя.

Это позволяет упростить и оптимизировать те расходы компании, которые аналогичны расходам обычного физического лица. Необходимо купить, например, подарок кому-то из сотрудников на день рождения, организовать маленький праздник в отделе, отправить кого-то в срочную командировку с проживанием в гостинице, пригласить клиента на обед или заказать такси — список можно продолжать бесконечно.

Особенности оформления и обслуживания

Выпуск и выдача корпоративных карт производятся в соответствии с «Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года под № 266-П. Если предприятию нужна корпоративная карта, руководитель должен обратиться в банк с заявлением.

К заявлению, как правило, требуется приложить следующие документы (конкретный список каждый банк устанавливает на свое усмотрение):

• Учредительные документы предприятия.
• Выписка из ЕГРЮЛ.
• Заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты.
• Паспорт держателя карты.
• Доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте.

После рассмотрения заявления и пакета документов в случае положительного решения банка подписывается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.

В договоре отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться данными платежными инструментами. По каждой карте может быть установлен индивидуальный лимит на списание средств, например не более 50 000 рублей в месяц.

Порядок использования корпоративных банковских карт

Каким образом будут использоваться корпоративные банковские карты, определяет исключительно руководство предприятия. Порядок использования фиксируется в локальном нормативном документе —

Положении, которое дает ответы на следующие вопросы:

• Порядок пользования PIN-кодом карты. PIN-код — конфиденциальная информация, разглашение которой любым третьим лицам недопустимо.
• Сроки предоставления отчета о расходе денежных средств по карте. Например, в течение пяти рабочих дней сотрудник обязан отчитаться директору организации и/или главному бухгалтеру и приложить к отчету чеки.
• Санкции при непредставлении отчета. Списанные с карты суммы удерживаются из зарплаты сотрудника, производившего расчеты.
• Учет корпоративных карт (оформленные карты, выдача и возврат карт). Как правило, создается специальный журнал учета.
• Меры на случай утраты или хищения корпоративной банковской карты. Карта должна быть немедленно заблокирована, для этого следует связаться с банком. Если держатель карты не успел этого сделать вовремя и компания понесла ущерб, сумма ущерба взыскивается с держателя карты.

Общее правило: оплата по карте проводится только безналичным расчетом.

Факт расчетов с помощью корпоративной банковской карты будет отображен в выписке по счету, к которому она привязана. Проводка списания средств формируется на дату банковской выписки.

Преимущества корпоративных банковских карт

Руководителям предприятий можно порекомендовать этот платежный инструмент в силу следующих его плюсов:

1. Есть возможность делать онлайн-покупки с предоплатой.
2. Средства компании доступны в любое время суток, можно снимать наличные в банкомате.
3. В случае сомнительных операций или потери карты, ее можно заблокировать и сохранить средства.
4. Можно быстро осуществить платеж на сумму более 100 тысяч рублей (это порог для наличных расчетов, осуществляемых юридическими лицами).
5. Можно расплачиваться картой за границей, с автоматической конвертацией валют.
6. По карте можно установить лимит расходов.
7. Бухгалтерия может контролировать расходы по карте, заказав детальную выписку.
8. В режиме реального времени работает SMS-информирование обо всех операциях по карте.
9. Информировать налоговые органы и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт не требуется, как и об открытии карточных счетов. Эта обязанность была отменена Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ.

Таким образом, сокращается время на выдачу денежных средств сотрудникам, упрощается отчетность, повышается безопасность пользования деньгами компании.

Топ-3 лучших предложения по корпоративным картам

1. Модульбанк предлагает бесплатно получить корпоративную карту. Перевыпуск карты, когда ее срок закончится также будет бесплатен. Обслуживание карты на «Оптимальном» тарифе первый год обойдется вам в 0 рублей, затем 300 рублей в год. На «Безлимитном» тарифе обслуживание всегда бесплатно. Снять деньги с карты можно в любом банкомате, проценты за снятие будут только по вашему тарифу в Модульбанке, банкомат выдаст вам средства бесплатно. Есть кэшбэк: 5% за покупки в определенных категориях, 0,5% все остальные покупки. Максимальная сумму кэшбэка по одной карте в месяц — 100000 рублей.

2. Сбербанк имеет дебетовую бизнес-карту. За обслуживание такой карты вы будете платить 250 рублей. Количество бизнес-карт не ограничено. Можете оформить сколько угодно.

Также можно оформить бизнес-карту, которая имеет кредитный лимит до 1 млн рублей. С этой картой можно осуществлять оплату товаров для бизнеса. Вам будет предоставлена возможность использовать кредит во время льготного периода без процентов. Также банк проводит постоянные акции от партнёров, поэтому пользоваться картой еще более выгодно.

Премиальная бизнес-карта Visa включает в себя скидки и акции на услуги, бронирование отелей, авиабилетов и многое другое. А также бесплатно страхует выезжающих за границу до $250000.

Условия обслуживания у премиальной бизнес-карты Mastercard, как и у бизнес-карты Visa.

Также можно выпустить моментальную бизнес-карту.

3. Локобанк предлагает бизнес-карту, обслуживание которой обойдется вам всего в 169 рублей. Также по карте действуют специальные скидки и бонусы. Есть кэшбэк — оплачивайте авиабилеты, походы в кафе и т. д.  – и банк вернет 1 % от суммы расходов по карте.

Для вашего удобства мы предоставим ссылки на банки ниже:

Виды корпоративных карт

Дебетовые и кредитные

С помощью дебетовой держатель тратит деньги, которые есть на счёте. С кредитной – использует средства банка. Для выпуска кредитки потребуется собрать пакет документов. Например, налоговую отчётность, лицензии, разрешения на осуществление деятельности.

Пластиковые и цифровые

Первую носят в кошельке и расплачиваются привычным способом. Вторая «живёт» в смартфоне и больше подходит для онлайн-покупок. Кроме того, что одну карту можно потрогать, а вторую нет, они ничем не отличаются.

Именные и неименные

Бизнес-карта – вещь персональная. Нельзя получить 10 абстрактных карт, они должны принадлежать конкретным людям. Например, одна генерального директора, вторая – главного бухгалтера, третья – менеджера Петрова. Если имя владельца указано на карте, то она изготавливается 3-5 дней, если не указана, выдаётся моментально. Но даже если на карте не указано имя владельца, это не значит, что конкретного владельца у карты нет.

Выдать карту сотрудникам

Банк может выдать одну карту или несколько, это зависит от банка и вашего желания. Если вы владелец компании, вы вправе передать эти карты любым сотрудникам, но только штатным. Дизайнер работает на вас по договору подряда, значит, ему не полагается карта.

Вы не обязаны оформлять документы к карте: решили выдать карту Маше и выдаете. Но, возможно, налоговой такое не понравится, потому что непонятно, на что вы собираетесь тратить деньги.

Чтобы избежать разборок, сделайте приказ или положение о корпоративных картах. Его можно сделать один раз и пользоваться всю жизнь компании. Официального шаблона приказа нет, но вот что лучше написать:

Пример

Кто из сотрудников может использовать карту. При этом писать конкретных сотрудников необязательно. Подойдет, если укажете должность.

Компания выдает корпоративную карту секретарю, маркетологу и коммерческому директору.

Для каких расходов. Можно указать тип расходов или написать конкретно

Картой можно оплачивать представительские, командировочные и хозяйственные расходы.

Секретари используют карту для закупки воды в офис и канцелярских принадлежностей. Маркетолог — для подарков клиентам, мероприятий для клиентов.

Лимит оплаты по карте для сотрудников

Маркетолог тратит по карте не больше 5000 рублей в месяц.

Как отчитываться за расходы

Отчитываться раз в месяц. В отчете писать стоимость покупки, что купили, зачем и дату. К отчету приложить чеки.

Отчитываться за перевод с основного счета на карту не надо. Пока сотрудник не потратил деньги, они не считаются подотчетными. Поэтому вы собираете отчеты только за покупки. На карте 20 000 рублей, а сотрудник потратил пять — у вас должен быть отчет на пять тысяч.

Отчетность по карте и наличными — одинаковая: если у вас есть шаблон для наличных, используйте его для карты.

Корпоративная карта или выдача наличных — что выгоднее

Обычно выдать деньги в подотчёт из кассы дешевле. Например, за одну корпоративную карту в «Сбербанке» вы ежемесячно отдаёте по 250 рублей. А если вы часто получаете наличные от покупателей, то выдача из кассы сотруднику на командировку никаких затрат не повлечет.

Другой вопрос — если наличных у вас практически нет. Тогда придётся идти в банкомат. Комиссия 2,8 %, но не менее 400 рублей. За снятие 150 000 рублей банк возьмет 4 200 рублей. В такой ситуации карта выгоднее, так как за её годовое обслуживание вы отдадите 3 000 рублей.

Подотчётные деньги можно перевести на личную карту физлица. В отличие от корпоративной, за её обслуживание сотрудник платит сам. С ФНС тоже никаких проблем не возникнет. Главное, в платёжке укажите «выдача подотчётных средств». Но здесь встаёт вопрос лимитов на переводы физлицам.

Например, у вас подключен тариф «Всё, что надо» от «Альфа-Банка» — переводы физлицам до 500 тыс. рублей в месяц комиссией не облагаются. А за переводы от 500 тыс. до 2 млн рублей комиссия 1,5 %. Допустим, на зарплату вы уже перевели в этом месяце 500 тыс. рублей. Чтобы перевести 100 тыс. рублей командировочных, нужно отдать банку 1 500 рублей комиссии. 

С корпоративной банковской картой юрлица такой проблемы нет. Это будет внутрибанковский перевод с расчётного счёта на спецсчёт компании. Комиссия либо минимальная, либо отсутствует.

Корпоративная карта для юридических лиц: сфера применения

Особенность пластиковой карточки для юрлиц — привязка к расчетному счету компании и применение для покрытия различных типов затрат:

1. Основная деятельность. Наличие счета корпоративной карты позволяет своевременно производить закупку товара, рассчитываться с поставщиками и оплачивать услуги.

1. Командировки, представительские траты. В процессе деятельности могут потребоваться средства на оплату проживания, приобретение билетов, питание в кафе, аренду машины и выдачу суточных сотрудникам. Во всех этих случаях наличие корпоративной карты для юрлиц очень кстати.

1. Хозяйственная деятельность. Обязательной статьей затрат любой организации являются накладные или хозяйственные расходы. Здесь деньги требуются для совершения покупок в интернете, траты на офисное оборудование и ПО, оплату услуг курьеров и так далее.

Статистика

В странах Европы уже давно отказались от бумажных операций и перешли на безналичное обслуживание. В западных странах корпоративные карты становятся основным инструментом для оплаты представительских расходов. По данным отчета GBTA BTI Outlook, в 2014 году на бизнес-поездки в мире было потрачено почти 1,2 триллиона долл. Из этой суммы примерно 25 млн. долл. потратили граждане России. Поэтому не удивительно, что данная финансовая услуга быстро распространяется и становится доступной для клиентов.

В 2015 году на деловые поездки было потрачено уже 1,106 трлн. долл., а в 2016 году – 1,15 трлн. долл. По предварительным просчетам, ежегодно эта цифра будет увеличиваться на 3,7% и к 2026 году составит 1,657 трлн. долл.

Больше всего средств (89%) было потрачено в Азиатско-Тихоокеанском регионе, западной Европе и Северной Америке. Среди стран по деловому туризму лидирует США и Китай. Далее следуют Япония, Германия и Великобритания. Россия находится на 11-м месте. По предварительным подсчетам, к 2020 году объем деловых поездок в РФ достигнет 18,4 млрд. долл.

Порядок расчетов и лимит расходов

Чтобы работа с картами внутри компании была отлаженной, рекомендуется отслеживать порядок использования ресурсов корпоративных карточек сотрудниками. Для этой цели можно утвердить локальный акт, регламентирующий схему расчетов по карте и периодичность составления отчетов по израсходованным деньгам.

Внутренний регламент пользования корпоративной картой выполняет ряд задач:

• минимизирует риски возникновения споров с налоговыми инстанциями в вопросах снятия наличности с карт;
• утверждает перечень ситуаций, в которых работодатель имеет право предъявить претензии ответственному сотруднику за нецелевой расход денег, выявленные недостачи или злоупотребления;
• делает максимально прозрачным и понятным процесс удержания недостач по карте с виновных лиц.

В утвержденных на предприятии правилах использования корпоративных карт необходимо зафиксировать лимиты по разным типам расходных действий, утвердить список допущенных к деньгам на пластике работников и установить временные рамки таких допусков. В локальном акте должен быть приведен шаблон отчета о расходовании средств с карты, сроки его сдачи в бухгалтерию. Сотрудники, которые наделены правом осуществления расчетов при помощи корпоративных карточек, обязательно оформляют расписку о сохранении ПИН-кода к пластику в тайне от третьих лиц.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Во внутреннем положении о порядке использования корпоративных платежных карт необходимо предусмотреть раздел для описания мер ответственности за нарушения финансового характера для персонала, допущенного к пользованию корпоративными пластиковыми карточками. Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка

В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением

Если компания открыла кредитную карту или дебетовую с овердрафтом, то установленный по ней лимит денег может быть увеличен за счет ресурсов обслуживающего банка. В этом случае у предприятия появятся кредитные обязательства перед финансовым учреждением.

ЗАПОМНИТЕ! Кредит относится к группе полученных только после того, как наличные или безналичные кредитные деньги прошли процедуру списания. Именно в этот момент и должны быть отражены в бухгалтерском учете краткосрочные кредитные обязательства в сумме использованного кредитного лимита.

На подотчетных лиц при условии использования корпоративных карт не распространяются нормы лимитов, установленные Центробанком в Указании от 07.10.2013 г. №3073-У.

Бухгалтерский учет и проводки по корпоративной карте

Корпоративная банковская карта, как и привычная нам личная карточка, является именным средством оплаты товаров и услуг, а также для перевода денег между счетами и для снятия наличных денег в кассах и банкоматах.

Главное отличие обычной карты от корпоративной в том, что человек, на чье имя она регистрируется, должен быть работником компании, для которой карта была выпущена. Так же для этого сотрудника открывается доступ к конкретному счету предприятия, средствами на котором он может оперировать.

При формировании учетной политики организации, нужно отразить главные условия при работе с корпоративными картами:

• Лимиты по финансовым операциям;
• Список операций, на которые работник имеет право расходовать средства компании;
• Перечень документации для авансовой отчетности;
• Установить крайние сроки сдачи отчетности и в каком порядке она будет производится.

Работа с корпоративной картой

При помощи корпоративной банковской карточки у работников организации есть возможность оплачивать не только различные товары, услуги, иные хозяйственные операции, но так и командировки по РФ, обналичивать деньги за границей в любой другой валюте, а также оплачивать командировки в иностранных государствах, что в обязательном порядке должно отражаться в бухгалтерском учете. Особенности оплаты товаров и услуг для нужд компании с помощью корпоративной карты:

• Все операции, проведенные через карту, являются безналичными, поэтому в бухучете их отражать достаточно просто;
• При оплате с помощью корпоративной карты не нужно формировать авансовую отчетность, а при работе с наличными не нужен кассовый ордер;
• Следить за финансовыми потоками на карте достаточно просто с помощью онлайн-платформ, которые есть почти у каждого банка, там же можно установить лимит на расходы;
• Количество операций с помощью корпоративной карточки не ограничено, устанавливается лишь максимальное количество расхода средств;
• Операции с наличными деньгами, которые поступили с банковской карты, в сумме не должны перейти порог в 1 млн рублей за месяц по одной из карт.

Владелец предприятия может заказать в банковской организации различные виды карт для конкретных целей. Так, для фиксированной суммы на счете необходима расчетная карта, а для дополнительного финансирования из рук банка в определенном лимите и под дополнительные проценты – кредитная.

Бухгалтерские проводки

При формировании расчетной документации и ведении бухгалтерского учета, в которых были отражены операции, совершенные с помощью корпоративной карты, необходимо особое основание, которое выдается банковской организацией.

В данном случае, этими основаниями будут являться реестр платежей и электронный журнал.

Во избежание недоразумений и потери денежных средств, необходимо четко установить перечень работников, которые имеют доступ к одному из счетов компании с помощью корпоративной карты. Владельца банковской карточки нужно проинформировать о правилах оплаты, отчетности и лимите, установленном на этом счете. С физическим лицом должен быть заключен договор материальной ответственности.

Учитываем использование карты работником

Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Карточный счет».

То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику.

Когда работник представит отчет, приложит документы и отчет утвердит руководитель, суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будут списаны в дебет счетов:

(или) 26 «Общехозяйственные расходы»;

(или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»;

(или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.

В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1 . Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс». При этом в авансовом отчете нужно указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

Если же работник не представит документы либо отчет не будет утвержден руководителем, то на использованную работником сумму делается проводка по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете в этом случае никаких расходов не будет. При возмещении этих сумм работником они также не признаются доходом организации ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете .

Расчеты с использованием рублевой корпоративной карты можно производить и в зарубежных командировках. Ведь если вашему сотруднику в командировке понадобится валюта, то вам не придется для этого открывать валютный счет, поскольку операции по корпоративным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета . Кроме того, все расходы по конвертации и обналичиванию будут учтены банком, и вам ничего не придется пересчитывать при сдаче работником отчета, то есть вы будете просто списывать суммы, показанные в выписке банка. Работнику вашей организации также не надо будет декларировать валюту при вывозе ее за рубеж.

Пример. Отражение расчетов с использованием корпоративной расчетной карты

Условие

Водителю организации для приобретения бензина выдается расчетная карта. В конце месяца водитель представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением чеков автозаправочной станции. Накладные и счета-фактуры от топливной компании поступают непосредственно в адрес организации.

Решение

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки.

Как видим, учет расчетов с использованием корпоративных карт похож на учет подотчетных сумм с использованием наличных денег. Но при этом иметь корпоративную карту гораздо удобнее — не надо ходить в банк, снимать наличность и выдавать ее работнику, а риск потери или кражи наличных денег у работника минимален.

Пополнить карту

Есть несколько способов положить деньги на корпоративную карту.

Перевести между счетами — с основного счета компании на карточный. Отчитываться за перевод не надо, потому что вы переводите с своего счета на свой же. У налоговой вопросов не будет. В Модульбанке перевод занимает несколько секунд:

Возможно, банк возьмет комиссию за перевод со счета на карту, но такое бывает редко. На всякий случай, спросите свой банк о комиссии или посмотрите тарифы. В Модульбанке перевод бесплатный.

Перевести из другого банка. Если переводите со счета компании в другом банке, отчитываться не надо, но будет комиссия за межбанковский перевод.

Если переводите с чужого счета, налоговая примет деньги за доход. Поэтому с них придется заплатить налог и подтвердить: за что вы получили деньги и от кого.

Внести наличные через банкомат. Это законно, главное, соблюдать правило — подтверждать документами. Если получили наличные от покупателя, вы должны отправить налоговой сведения о покупке. Для этого нужна касса.

Если наличные ваши и вы решили дать деньги своей компании, сначала наличные надо оформить через бухгалтера.

За пополнение карты через банкомат банк может взять комиссию. В Модульбанке пополнение бесплатное на Оптимальном и Безлимитном тарифах, но в вашем банке может быть по-другому.

От: admin

Эта тема закрыта для публикации ответов.